[Produktywność dla ludzi wiedzy] System zarządzania życiem – wprowadzanie

Pasjonuje mnie temat produktywności. Tego jak budować nawyki, jak osiągać skuteczniej cele, a w rezultacie jak być szczęśliwszym człowiekiem. Przez prawie 12 lat zdążyłem przetestować kilka różnych podejść, wiele narzędzi – programów, aplikacji jak i modeli mentalnych. Niektóre zostały ze mną, a wiele z nich odpadło. Jest to pierwszy artykuł z wielkiej króliczej nory produktywności. Zamierzam skupić się głównie na specjalistach technicznych, ale myślę że każdy znajdzie coś dla siebie.

Z moich talentów Galloupa wynika że moim najmocniejszym talentem jest learner (uczenie się), dalej w piątce mam np. analityka czy naprawiacza. Nie mam talentów interpersonalnych czy komunikacyjnych, więc idealnie nadaje się na stereotypowego programistę 😛 Wynika z tego, że uwielbiam optymalizować, usprawniać, uczyć się czegoś nowego, a jednocześnie staram się być kreatywnym leniem, który szuka sposobów na zrobienie więcej mniejszym kosztem. Lenistwo można wykorzystać na różne sposoby 😉

Na rynku jest sporo książek, głównie o zarządzaniu czasem, czy zadaniami np. o metodologii GTD. Znalazłem kiedyś jedną o kierowaniu energią i emocjami, co było super uzupełnieniem. Nie widziałem dobrych materiałów traktujących temat w sposób bardziej holistyczno-całościowy dla specjalistów wiedzy np. programistów, inżynierów, trenerów. Pomyślałem, że czas zebrać moje doświadczenia i podzielić się nimi. Będę wdzięczny za komentarze.

Na początek pójdziemy z serią dotyczą budowy osobistego systemu zarządzania wiedzą. Inaczej zwany second brain czy personal knowledge management system w anglojęzycznym internecie. Jest to dla mnie serce produktywności w moim codziennym życiu.

Codziennie pracuję z dużą liczbą informacji. Czytam różne artykuły, oglądam prezentacje, maile, ogarniam mniejsze i większe projekty, analizuje błędy w oprogramowaniu itd. Staram się zarządzać swoimi notatkami, zadaniami, projektami, aby utrzymać kontrolę. Jest to masa informacji i duże wyzwanie, aby je organizować.

Drugi mózg to cyfrowy zapis twojego życia

I tutaj wchodzi idea "second brain" – drugiego mózgu. I nie chodzi tu o układ pokarmowy, często zwany drugim mózgiem, ze względu na jego bardzo bogate unerwienie.

Drugi mózg to twoje życie w postaci cyfrowej. Twoje notatki, listy zadań, projekty, zdjęcia, zapisane pliki. To co jest dla ciebie jest wartościowe i może być użyte w przyszłości.

• źródło: Building a Second Brain

Drugi mózg to osobisty system z zestawem narzędzi i procesów do zbierania, przetwarzania i pozyskiwania informacji.

Ogólnie dostępnych jest mnóstwo narzędzi, technik – chcę omówić najważniejsze, te który sprawdziły się u mnie. Mogą działać u Ciebie, ale potrzebujesz potestować różne podejścia. Uważam, że ważne jest, aby stworzyć system pod siebie. Pod swoje nawyki, sposób zdobywania i przetwarzania informacji, jak i samo-organizacji. Jednej osobie wystarczy notes, ktoś potrzebuje miliarda notatek w markdownie, a inny lubi mapy myśli. Znam takiego gościa, który używa tylko FB messengera do ogarniania swoich biznesów :O

Mój system ma na celu spełniania zadań takich jak:

• utrzymanie i rozwijanie systemu notatek(bazą wiedzy i pomysłów),
• śledzenie zadań do zrobienia np. codziennej i tygodniowej listy
• prowadzenia projektów osobistych,
• monitorowanie ulubionych blogów, portali pod kątem nowych treści,
• trzymanie i indeksowanie posiadanych produktów cyfrowych jak gry, ebooki, pdf-y,
• zarządzanie skrzynką pocztową,

Ważne dla mnie jest, aby utrzymanie systemu spełniającego powyższe zadania było tanie zarówno w kontekście pracy nad utrzymaniem jak i finansowym.

Do tego potrzebuje mieć dostęp do danych z poziomu kilku komputerów, telefonu. Narzędzia powinny udostępniać możliwość szyfrowania danych. Najlepiej, abym miał do tego pełen dostęp online jak i offline. Mile widziane, abym mógł korzystać z pluginów stworzonych przez społeczność.

Na co i po co mi to?

Wspieranie procesu nauki

Tworząc i analizując notatki uczysz się. Analizujesz wzorcowy materiał, wyciągasz esencje na ich podstawie, możesz tworzyć nowe treści. Ważne jest, aby używać narzędzi, które wspierają sposób, w jaki lubisz się uczyć i pozwalają na szybkie znalezienie i przypomnienie informacji.

Wykorzystywałem system np. do nauki certyfikatu Google Cloud Platform). Miałem ogólne notatki z każdym zagadnieniem, a w razie potrzeby pod ręką miałem pliki, które rozszerzały materiał.

Rozwijanie kreatywności

źródło: Kreatywność – Encyklopedia Zarządzania

Kreatywność – sztuka tworzenia nowych rozwiązań jest wynikowym działaniem wiedzy, motywacji i umiejętności twórczego myślenia. Jeśli jesteś w stanie połączyć-skojarzyć różne informacje, dziedziny to łatwiej jest rozwiązywać wyzwania.

System buduję w taki sposób, aby wykorzystać to jak działają nasze mózgi. Łączę ze sobą notatki za pomocą linków i tagów. Co pozwala zobaczyć powiązania pomiędzy informacjami, a to pomaga przy przy przypominaniu sobie zagadnień czy tworzeniu nowych informacji.

Tak w chwili obecnej wygląda graf połączeń pomiędzy notatkami w moim second brainie.

Wzmacnianie nawyków

Dobre narzędzie, czy ogólnie mówiąc system powinien ułatwiać budowanie nawyków, na jakich Ci zależy. Ma na myśli np. śledzenie postępów, zapis wniosków.

Odciążenie umysłu

Zapisując ważne dla Ciebie rzeczy jak pomysły, zadania do zrobienia odciążasz RAM mózgu. Plus, nie zapomnisz tego, więc nie stracisz. Tworzysz środowisko, które wspiera czystość i łatwość myślenia.

Nieocenione wsparcie dla twórców

Dobrze zbierane notatki i łatwy dostęp do informacji w nich zebranych jest kluczowy w procesie tworzenia nowych treści. W niektórych programach jak Obsidian, czy Roam można podejrzeć połączenia miedzy informacjami w formie grafu, co pozwala na szybkie skojarzenia. Na przykład pisząc artykuł czy pracę naukową jesteśmy bardzo szybko odnieść się do np. zebranych cytatów, plików. Nie ma potrzeby ponownego poszukiwania tych samych informacji w internecie. Znalazłem dobry przepis na np. śniadanie, zapisuje jego treść i linka. W razie potrzeby 2-3 kliknięciami jestem w stanie go znaleźć.

Efektywne pisanie zależy od organizacji informacji.

Niech za przykład służy Zettelkasten – metoda łączenia notatek (myśli) wymyślona przez Niklasa Luhmana umożliwiła mu opublikowanie ponad 60 książek i setek artykułów z nauk socjologicznych. Aby odnieść sukces jako naukowiec nie trzeba przeprowadzać unikalnych badań, czy tworzyć innowacji. Współczesny naukowiec zajmuje się głównie budową tekstów, prawidłowym cytowaniem i tworzeniem przypisów.

Fizyczna implementacja systemu Zettelkasten.

Narzędzia

Poniższa grafika przedstawia tylko wycinek dostępnych cyfrowych narzędzi związanych z budowaniem wiedzy. Jak jeszcze dorzucimy programy do zarządzania zadaniami i projektami, to łatwo o ból głowy i uczucie przytłoczenia. Jest tego naprawdę dużo.

Każde narzędzie wymusza pewien sposób pracy z nim, chce zamknąć użytkownika w swoim ekosystemie, aby musiał w nim zostać i płacić za korzystanie. Dodatkowo w każdym będzie czegoś brakowało, ma plusy dodatnie i ujemne.
Na przykład OneNote, Roam są użytecznymi narzędziami, ale nie masz pełnego dostępu do plików. Nie użyjesz innych narzędzi do ich edycji czy tworzenia. W przypadku Notion jest jeszcze gorzej, bo nie ma on szyfrowania i trybu offline. Pliki są hostowane tylko w chmurze. Za to jest ładny, udostępnia dużo integracji, można współpracować z innymi. Oprogramowanie ze swoim projektem funkcjonalnosci czy UI wymusza określony sposób pracy z nim.

Inną kwestią jest uzależnienie od producenta, na czym mu zależy a klientowi zazwyczaj nie jest na rękę. Jeśli wprowadzi on dodatkowe opłaty, dokona dużych zmian, będzie to wymagało dostosowania się, albo zrezygnowania. Dodatkowo jeśli developer upadnie, to rozwiązania chmurowe nie będą wspierane i stracisz dostęp do tego co w pocie czoła stworzyłeś. Jeśli nie masz kontroli nad ważnymi dla Ciebie danymi, to nastawiasz się na niepotrzebne ryzyko.

Dobrze wybrane narzędzie i sposób pracy pozwala na efektywne korzystanie z swojej bazy wiedzy, ogarniania swoich projektów, czy zarządzania swoich życiem (listy todo, dziennik, trackowanie postępów na siłowni, wyniki badań itd.)

Na razie pracuje głównie na Obsidian.md osobiście jak i w pracy. Całkiem niedawno zrezygnowałem z OneNote i Notion. Rozwinę swoje powody, gdy będę omawiać konkretne narzędzia 🙂 Na moim przykładzie pokażę Ci na co zwracać uwagę przy wyborze narzędzi pod Twoje potrzeby.

Jak wspominałem, jest to pierwszy artykuł z serii. Będę wdzięczny za pytania, sugestie, skargi. O czym byś chciał(a) przeczytać w kolejnych wpisach?