[Produktywność dla ludzi wiedzy] – pierwsze kroki z drugim mózgiem

Zapraszam na kolejny wpis z serii artykułów dt. produktywności dla ludzi wiedzy, czyli każdego, kto używa swoich doświadczeń, wiedzy w pracy czy życiu domowym. Piszę także dla tych osób, które chcą lepiej się zorganizować, poczuć, że mają kontrolę nad swoim czasem i uwagą.

Jeśli trafiłeś(-aś) tutaj i nie znasz wpisu wprowadzającego do serii, to bardzo polecam się z nim zapoznać – link, bo tam tłumaczę wiele pojęć.

Budujemy system drugiego mózgu

Drugi mózg, w anglojęzycznej przestrzenni zwany "second brain", jest zestawem narzędzi, pojęć, nawyków związanych z zapisywaniem, przypominaniem, zarządzaniem informacjami jak na przykład:

• pomysły,
• przemyślenia,
• notatki,
• listy zadań,
• szczegółów związanych z obszarami naszego życia i projektami.

Można także dodać do tego, to co uzyskujemy i tworzymy używając internetu, smartfophonów, komputerów. Wymienię takie punkty jak:

• historie przeglądania stron,
• zapisane "na później" linki,
• stworzone dokumenty, które czasem udostępniamy i współpracujemy nad nimi.
• pobrane i utworzone grafiki, ebooki, pdfy, nagrania, filmy, kod.
• opublikowane posty na social jak FB, twittery, instagramy, tiktoki itd.
• korzystając z aplikacji/programów wysyłamy mnóstwo informacji na serwery producentów. Zbierana jest cała masa danych, które można wykorzystać np. historia odwiedzanych miejsc, aktywność sportowa. Na podstawie RODO mamy pełne prawo na pobranie przechowywanych danych przez firmy.

Nawet mało rozgarnięta technologicznie osoba tworzy regularnie GBty danych. Dużo więcej tworzą ci, którzy potrzebują je do swojej pracy. Tworzy to całą masę wyzwań jak tym efektywnie zarządzać-utrzymać porządek i móc szybko odnaleźć poszukiwane informacje.

Jaki ten system second braina powinien być?

Przede wszystkim musi być jak najprostszy, łatwy do utrzymania jak to tylko możliwe. Powinien być maksymalnie funkcjonalny. Dawał ci wymierne korzyści z oszczędności czasu i energii poświęconej na szukanie i gromadzenie informacji.

Z biegiem czasu możesz zauważać pewne braki, pojawią się pomysły na usprawnienia. Z doświadczenia dopowiem, że warto usprawniać second braina, dopiero jak korzystanie z niego staje się uciążliwe. Nie ma sensu tworzyć od początku "idealnej i docelowej wersji", bo Twoja wizja będzie się zmieniać wielokrotnie.

Mam kilka kryteriów dotyczących, tego jak ma wyglądać i funkcjonować mój "drugi mózg". Powinien on być:

• uniwersalny. Powinien pozwalać na dodanie dowolnego rodzaju informacji z każdego źródła np. grafiki, nagrania, pdf-y, dowolne inne pliki.
• elastyczny. Nie wiesz, w jakim kierunku pójdzie twój system. Powinien dać się zmieniać, adaptować do twoich zmieniających się potrzeb.
• prosty. Prosty do utrzymania np. jeden klik, aby dodać np. nową notatkę, nowe przemyślenie. Im więcej wysiłku i bólu będzie wymagać system, tym mniej korzyści z niego otrzymasz. Ma on zachęcać do korzystania, a nie zniechęcać 😉
• umożliwiać działanie. Rozdziela informacje umożliwiającą działanie od reszty. Są to informacje czy wiedza pozwalająca na wykorzystanie np. checklisty, algorytmy/przepisy, przypomnienia, listy zadań, instrukcje. Mogą być np. w formie list, infografik.
• multiplatformowy. Pozwala pracować na kilku platformach np. laptop, smartphone, tablet, z możliwością błyskawicznej synchronizacji treści.
• zorientowany na wynik. Powinien wspierać, umożliwiać, przyśpieszać różne cele, wyniki twojej pracy. Pozwala na wykorzystanie, to co zrobiłem w poprzednich projektach np. kod, checklisty. Robiąc notatki z książek, artykułów, kursów itd. mogę wykorzystać je do pisania artykułów. Wykorzystuje także zapisane znaleziska np. wyniki badań naukowych, ciekawe linki, przydatne grafiki, cytaty.
• modularny. Pozwalana na ukrywanie/wyświetlanie różnych części i szczegółów w zależności od aktualnych potrzeb np. jeśli chcemy tylko widzieć notatki związane z danym tematem, to filtrujemy je z wykorzystaniem kategorii czy tagu.
• oportunistyczny. Pozwala na zmiany w dowolnym momencie. Zamiast wymagać bardzo regularnych aktualizacji, porządkowania.

To też jest forma second-braina 😉 Jakie problemy tutaj dostrzegasz?

Pięknym antyprzykładem jest organizacja plików z klasyka internetów – rozmowy gościa z wsparcia technicznego ze sprzedawcą 😉 https://www.youtube.com/watch?v=uRGljemfwUE

Dlaczego mnie to kręci ⚙

Przez większość mojego życia nie potrzebowałem usystematyzowanej formy drugiego mózgu. Nie prowadziłem kalendarza, a jak się pojawiały ważne daty np. sprawdzianów, wyjazdów to zaznaczałem je w naściennym kalendarzu czy w zeszycie szkolnym. Jakoś to funkcjonowało, no właśnie jakoś, bo wielokrotnie zapominałem o np. pracy domowej, wzięciu czegoś ważnego ze sobą. Sporo mnie to w sumie kosztowało. Dopiero przyjazd na studia do Warszawy i zwiększenie poziomu trudności życia – w końcu rozpocząłem prawie samodzielne dorosłe życie, spowodowało u mnie potrzebę ogarnięcia się w tym temacie.

Znajomy z akademika polecił mi OneNote, bardzo spodobał mi się jako narzędzie do zbierania notatek, trzymania różnych list todo, jest w nim trochę fajnych integracji np. z excelem. To był mój gamechanger. No i jest był i nadal jest za darmo 😉

Sporo eksperymentowałem z różnymi formami organizowania cyfrowych dóbr. Na ten moment korzystam głównie z Obsidian.md. Od czasu do czasu pojawia się Notion.

Szczerze pisząc, czuję dużo satysfakcji z rozwijania systemu, rozwiązywania kolejnych wyzwań jak np. zintegrować wydarzenia z FB z Google kalendarzem, budowaniem struktury pod osobisty bank wiedzy. Wrzucam tam wyniki researchów, ciekawe artykuły, które znajdę w internecie, ogarniam swoje projekty. Czuję, że lepiej "kontroluje" swoje życie 😉

A czym jest produktywność?

Produktywność jest to relacja wytworzonych dóbr do nakładów czynników wytwórczych, wykorzystanych do wyprodukowania tychże dóbr. Jest to zatem „wielkość efektu produkcyjnego uzyskanego z danych nakładów” – Internetowy Słownik Języka Polskiego PWN

Im więcej zrobię, tym bardziej produktywny jestem? Nie do końca 😉 Dla mnie bycie produktywnym jest formą sztuki, bo wymaga podejmowania dobrych dla nas decyzji – priorytetyzowania i mądrego działania. Naród polski przoduje w europejskich statystykach ilości przepracowanych godzin, ale nie jesteśmy jakoś bogatsi od Niemców czy Szwajcarów.

Ale jak zacząć?

Organizowanie second-braina może być trudnym zadaniem. Wymaga zbudowania nawyków, wykonania wielu prób itd.

Na rynku jest dostępnych całe mnóstwo narzędzi – podejmowanie decyzji, może sprawić niejednego bólu głowy dla osób które nie lubią spędzać wielu godzin na researchach. Dodatkowo trzeba spędzić ileś godzin z narzędziem, aby go dobrze poznać i przekonać się, czy pasuje do naszego stylu życia.

Dlatego zaczniemy od programu, który możesz znać jak najlepiej. Będzie dla Ciebie najprostszy. Najlepiej, aby aplikacja umożliwiła pracę na różnych urządzeniach np. laptop czy komórka.

Z doświadczenia mogę polecić: systemowy Notepad, Google Keep, OneNote, Apple Notes, Evernote, Word, Google Sheets – narzędzia do notowania, z których korzystało mi się najprościej.

Piszę dużo o notatkach, ale dlaczego o nich? Przechowują informacje potrzebne do podejmowania decyzji, wykonywania zadań, a to jest podstawa produktywności.

🚶 Zaczynamy

Przez pierwsze 30 dni spróbuj nie przełączać się na super-fency narzędzia, nie wykupuj pakietów premium. Zaczniemy najpierw od budowania nawyków notowania informacji!

Identyfikacja Twoich głównych źródeł informacji.

Jeśli prowadzisz firmę czy jesteś pracownikiem dużej firmy, to prawdopodobnie twoim najważniejszym źródłem informacji jest email. Są też zapewne inne np. social media, podcasty, zdjęcia, wyniki badań, notatki ze studiów. Na początek zajmiemy się ich spisaniem i kategoryzacją.

Krok 1: źródła informacji

Utwórz pierwszą notatkę.

Na początek potrzebujesz zidentyfikować swoje dane wejściowe, czyli źródła informacji, z jakich korzystasz np.

• email: służbowy
• email: prywatny
• kalendarz
• blogi
• podcasty
• artykuły
• twitter (feed i wiadomości)
• youtube
• facebook (feed i wiadomości)
• czaty
• książki i ebooki
• teksty naukowe
• pomysły/przemyślenia
• researche
• dokumenty firmowe
• fragmenty kodu, poleceń systemowych
• spotkania
• lista todo

Tworzenie listy służy temu, aby mieć większa świadomość, z jakich źródeł i ilości informacji korzystasz na co dzień. Im lepiej siebie znasz, to lepiej dostosujesz system pod swoje potrzeby. Inne potrzeby mają student, programista, lekarz czy youtuber.

Krok 2: subiektywna ocena

Teraz ocenimy subiektywnie każdy punkt z listy z kroku 1 w 2 kategoriach:

• objętości: mała/średnia/duża
• subiektywnej wartości: mała/średnia/duża

Pozwoli Ci to na określenie najważniejszych dla Ciebie źródeł informacji.

Przykładowa moja lista:

• email: służbowy – objętość: średnia, wartość: duża
• email: prywatny – objętość: średnia, wartość: średnia
• kalendarz – objętość: mała, wartość: duża
• blogi – objętość: duża, wartość: średnia
• podcasty – objętość: duża, wartość: średnia
• artykuły – objętość: duża, wartość: średnia
• twitter (feed i wiadomości) – objętość: duża, wartość: mała
• youtube – objętość: duża, wartość: mało-średnia
• facebook (feed i wiadomości) – objętość: duża, wartość: mała
• czaty – objętość: średnia, wartość: duża
• książki – objętość duża, wartość: średnia
• teksty naukowe – objętość: duża, wartość: średnia
• pomysły/przemyślenia – objętość mała, wartość: duża
• fragmenty kodu, poleceń systemowych – objętość: średnia, wartość: duża
• researche – objętość duża, wartość: średni
• dokumenty firmowe – objętość duża, wartość: średnia
• lista todo – objętość mała, wartość: duża

Nie musisz spisywać listy od razu. Zacznij od kilku pierwszych punktów. W ciągu kolejnych dni możesz dodawać kolejne punkty i aktualizować je. Oglądasz, czytasz coś, napotykasz ciekawe znalezisko. Zastanów się, skąd przybyło i dopisz źródło do listy.

Celem powyższych kroków jest uświadomienie sobie, które źródła są dla nas najważniejsze i kluczowe. Dla akademika będą to np. pdf-y naukowe, surowe dane z badań. Dla menadżera będą to maile.

Krok 3: kategoryzacja

Podziel punkty na kategorie.

• Najbardziej wartościowe
• Największa objętość, średnia wartość
• Inne źródła

Tak wygląda moja lista podzielona na kategorie. Pod każdą dodałem sugestie, co warto zrobić.
W najważniejszej kategorii "najbardziej wartościowej" znalazły się np. maile, kalendarze, przemyślenia, listy zadań. Wynika z tego, że warto mi się skupić na początku zbudowaniu dobrego systemów wokół pierwszej kategorii, a dopiero zajmować się optymalizacją np. social media. Dostosowane drugiego mózgu pod najwartościowsze źródła przyniesie mi 80% wzrostu produktywności i satysfakcji.

W kolejnych artykułach będę omawiać sposoby na zbudowanie systemu pod konkretne rodzaje informacji – maile, notatki, social media itd.

📔 Pierwsze notatki

Przyszedł czas na pierwsze notatki w Twoim second brainie. Zaczniemy od szybkiej notatki.

Szybka notatka – quick note

Jeśli pojawia się informacja, przemyślenia to najlepiej zanotować ją jak najszybciej! Napotkałeś ciekawy artykuł, twój ulubiony youtuber wypuścił video, dostałeś email do zapoznania, znajomy(-a) zarzuciła pomysł. Nie wchodź w to, najpierw zanotuj!. Dlaczego? Nie rozpraszasz się, zachowasz swój flow. Nie ulegniesz pokusie ciekawości i nie obudzisz się 3h później z uczuciem, że zmarnowałeś(-aś) czas. Jest to kluczowe w dobie social media, które są projektowane pod tzw. instant gratification. Nowy komentarz, lajk, zdjęcie wrzucone przez ex powodują szybki wystrzał dopaminy, co powoduje uczucie "pobudzenia". Sprawia to, że szybko się można zatracić i spędzić godziny przeglądając feeda.

Ciekawa prezentacja TedX o natychmiastowej gratyfikacji: https://www.youtube.com/watch?v=4StLXX1k_9I

Wróćmy do "szybkiej notatki". Otwórz swój ulubiony program i utwórz nową notatkę/plik. Będziesz tam umieszczać informacje na później np. link do polecanego artykułu, pomysł na biznes, rekomendacja od przyjaciela itd. Wszystko, co cię zafascynowało, skupiło twoją uwagę!

np.

Traktuj "szybką notatkę" jako luźny worek na informacje. Używam listy, bo jest mi tak najwygodniej – daje mi to czytelność i szybkość dodawania kolejnych punktów. Możesz rozdzielać punktami akapitami, nagłówkami – forma jest dowolna. Można tworzyć ten typ notatki dla każdego dnia, ale to sprawia, że ich robi się sporo. Łatwiej jest zacząć od jednej. W kolejnych punktach omawiam do czego "szybka notatka" służy.

Kolejne notatki

Każda z kolejnych notatek reprezentuje kategorie Twoich zainteresowań.

1. Zadania

Zadania – czyli akcje do wykonania w przyszłości.

Przerzucasz tutaj wszystkie zadania z "szybkiej notatki".

Odseparowanie zadań od reszty notatek jest bardzo ważne! Możesz specjalnie zaznaczyć zadania, które są najważniejsze do zrobienia. Najoptymalniej 2-3 maksimum. Jeśli masz zadanie które jest "duże", to specjalnie oznacz tylko te.

Listę zadań na kolejny dzień przygotowuję wieczorem. A rano niemal zaraz po wstaniu siadam do niej i ew. poprawiam. Mam też osobne listy zadań i celi podzielone na tygodnie i miesiące.

2. Przeczytaj/Posłuchaj/Obejrzyj później

Możesz potraktować notatkę jako osobną kategorię ciekawych zadań "na później" czy na "kiedyś". Przejrzysz je jak będziesz miał(-a) ochotę. Możesz tam dodawać rekomendacje książek, filmów, czy linki.

3. Projekty

Możesz potraktować "projekty" jako grupę zadań, notatek, plików mających określony cel i termin w przyszłości np. organizacja wyjazdu na narty, ślub, publikacja artykułu itd. Możesz tam np. wrzucić pomysły na kolejne projekty.

Jeśli projekt wiąże się z jakąś dokumentacją, zasobami np. grafikami, filmikami, artykułami to trzymam wszystko w jednym katalogu z nazwą projektu.

4. Obszary

Wszystko, co jest ważne dla ciebie, zajmuje czas, ale nie ma terminu wykonania np. to, co dotyczy kluczowych relacji, finansów, zdrowie, sport. Wymagają one stałej uwagi.

Inaczej mówiąc, obszary dotyczą odpowiedzialności, ról w Twoim życiu np. matki, ojca, sportowca, osoby dbającej o zdrowie czy finanse.

Wrzucam tam różnego rodzaju informacje jak np. aktualne wyniki na siłowni, rezultaty badań naszego kota.

5. Zasoby

Wszystkie notatki, do których będziesz wracać w przyszłości, które mogą wiązać się z projektami i obszarami. Zasoby dotyczą Twoich zainteresowań, zasobów.

Wrzucam tam np. wyniki researchów, fragmenty kodu, raporty, memy, linki, kontakty. Jest to część systemu przeznaczona na "chomikowanie".

6. Archiwum

Wrzucam tam notatki, pliki, których już nie potrzebuje jak ukończone projekty, listy zakończonych zadań. Raz na jakiś czas "archiwum" bardzo się przydaje, jak np. robię podsumowanie roku czy podrzucam komuś, co robiłem.

▶ Kończę projekt -> przesuwam go do "archiwum".

Notatki "projekty", "obszary", "zasoby" i "archiwum" tworzą w języku angielskim akronim "P.A.R.A". Technika została wymyślona przez Tiago Forte, który jest dla mnie sporą inspiracją w temacie second braina.

Ważne uwagi

To będzie rosło…

Z biegiem czasu będzie rosła liczba notatek i ogólna złożoność twojego drugiego mózgu. U mnie pojedyncze notatki "projekty", "obszary", "zasoby", "archiwum" wyewoluowały do postaci katalogów. Na przykład projekt ma osobną listę zadań i związane z nim pliki np. dokumentacje.

Korzystam z Obsidian.md jako głównego narzędzia drugiego mózgu i obecnie struktura wygląda tak:

A graf połączeń pomiędzy plikami – notatkami wygląda tak:

Mam aktualnie w samym tylko Obsidianie ok 1100 plików.

Spójność

Jeśli chcesz używać osobnych narzędzi do notatek, zadań, kalendarza to warto zadbać, aby struktura była taka bardzo analogiczna, aby przełączanie się było jak najmniej czasochłonne. Na screenie powyżej widać strukturę katalogów w Obsidianie, Gmailu, Onedrivie, Google drivie.

Dzienne nawyki

1. Pamiętaj, aby zapisywać to, co z tobą rezonuje.
2. Zacznij dzień, od przejrzenia listy zadań
3. Raz na tydzień czy dwa przejrzyj "szybką notatkę". Poprzerzucaj treści do odpowiednich notatek.
4. raz na tydzień przejrzyj "projekty" i "obszary".
   • Przenieś informacje do "archiwum" o zakończonych projektach.
   • Zaktualizuj listę aktualnych projektów. Jeśli projekt się zakończył, to przesuń go do "archiwum",
   • Zaktualizuj listę zadań w projektach
   • Przejrzyj "obszary" i utwórz taski dt. ważnych dla ciebie rzeczy na kolejne dni.

Na moim blogu znajdziesz tekst 30 lekcji wcielania nawyków o skutecznym budowaniu nawyków.

Parę słów na koniec wpisu

Mam nadzieję, że wpis był ciekawy i chociaż trochę poprawił Twoją produktywność 😉 Jestem mega ciekaw twoich rezultatów. Zostaw proszę komentarz, nawet hejterski 😉 Każdy komentarz jest bardzo ważną informacją zwrotną dla mnie.

Co jest najbardziej przekonujące w podejściu do robienia notatek, który przedstawiłem?
Co wydaje się najmniej jasne, wykonalne lub pożądane z Twojej perspektywy?
Jakie wyzwania lub przeszkody widzisz na Swojej drodze do budowania drugiego mózgu?